AI Act 2026: obligaciones para las empresas en la Unión Europea.
Si tu empresa usa ChatGPT, Copilot, un software de RRHH con algoritmos o cualquier herramienta con inteligencia artificial, ya tienes obligaciones legales en vigor. Desde el 2 de febrero de 2025. No es una fecha futura. Es hoy.
El Artículo 4 del AI Act (Reglamento UE 2024/1689) obliga a toda empresa que use sistemas de IA a garantizar que su personal tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA. Esta obligación está vigente desde febrero de 2025. El 2 de agosto de 2026, la AESIA empieza a inspeccionar y sancionar.
La mayoría de las empresas en España no saben que esta obligación existe. Y las que lo saben, muchas veces no saben qué hay que hacer exactamente. Esta guía resuelve eso.
Sin teoría innecesaria. Sin lenguaje legal. Con lo que necesitas para actuar.
Qué es el AI Act y por qué aplica a tu empresa aunque no seas tech
El Reglamento (UE) 2024/1689, conocido como AI Act, es la primera ley del mundo que regula la inteligencia artificial de forma integral. Fue aprobado en marzo de 2024, entró en vigor el 1 de agosto de 2024 y se aplica directamente en España sin necesidad de transposición nacional.
Funciona igual que el RGPD en su día: es vinculante para todas las empresas que operen en la Unión Europea, con independencia de dónde tengan su sede.
Lo que muchas empresas asumen (incorrectamente)
«El AI Act es para las empresas que desarrollan IA, no para nosotros.» Falso. El AI Act distingue entre proveedores (quienes crean los sistemas) e implantadores o desplegadores (quienes los usan en su operación). Tu empresa es implantadora desde el momento en que usa ChatGPT, Copilot, un CRM con scoring automático o cualquier herramienta con IA integrada.
En términos prácticos, el AI Act afecta a tu empresa si usas cualquier sistema que tome decisiones automatizadas, genere contenido, filtre información o evalúe personas o procesos mediante algoritmos.
Eso, en 2026, incluye prácticamente a todas las empresas de más de 10 empleados en España.
La obligación que ya está vigente: Artículo 4 y la alfabetización en IA
Qué dice exactamente el Artículo 4
«Los proveedores e implantadores de sistemas de IA adoptarán medidas para garantizar, en la medida de lo posible, un nivel suficiente de alfabetización en IA de su personal y de otras personas que, en su nombre, operen y utilicen sistemas de IA.» — Reglamento (UE) 2024/1689, Art. 4.
Traducido al lenguaje de una PYME: tienes que asegurarte de que las personas que usan IA en tu empresa entienden qué están usando, para qué sirve, cuáles son sus riesgos y sus limitaciones.
No es un máster. No es una certificación obligatoria. No es papeleo. Es formación documentada, proporcional al riesgo, con evidencia de que se impartió.
¿Desde cuándo es obligatorio?
Desde el 2 de febrero de 2025.
La obligación no es nueva. Lo que cambia el 2 de agosto de 2026 es que la AESIA (Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial) adquiere plena capacidad para inspeccionar, requerir evidencias y sancionar.
Dicho de otra forma: llevas más de un año acumulando incumplimiento si no has hecho nada.
Importante
La obligación aplica a empresas de 3 empleados igual que a multinacionales. No hay umbral mínimo de tamaño. Lo que cambia según el tamaño es la proporcionalidad exigida: a una PYME con uso básico de IA le basta un plan razonable y documentado. A una empresa con sistemas de alto riesgo se le exige mucho más.
Qué exige exactamente: no es un máster, es proporcional al riesgo
Aquí es donde la mayoría de guías se quedan en vago. Vamos a lo concreto.
La Comisión Europea confirmó en su FAQ de noviembre de 2025 que no se exige certificación formal. No hay un diploma obligatorio. Lo que se exige es evidencia razonable de formación proporcional al riesgo.
¿Qué significa «proporcional al riesgo»?
Depende de tres factores: para qué usa tu empresa la IA, quién la usa y a quién puede afectar.
| Perfil en la empresa | Tipo de uso habitual | Formación orientativa |
|---|---|---|
| Equipo general (administración, ventas, atención al cliente) | ChatGPT, Copilot, corrector IA, generación de documentos | 3–5 horas |
| Responsables de RRHH | Software de selección con algoritmos, evaluación de candidatos | 12–20 horas |
| Equipos IT / Técnicos | Despliegue de APIs, integración de modelos, automatizaciones | 16–25 horas |
| Dirección / Compliance | Toma de decisiones con sistemas de IA, gobernanza | 8–12 horas (más énfasis en marco legal) |
Qué debe incluir la formación para ser válida
- Comprensión básica de qué es la IA, cómo funciona y cómo se usa en la empresa
- Conocimiento de los riesgos y limitaciones del sistema específico que se usa
- Entendimiento de cuándo una decisión de IA requiere supervisión humana
- Marco legal básico: qué dice el AI Act y qué implica para el trabajador
- Políticas internas de uso de IA de la empresa
Qué evidencia hay que guardar
No existe un formato oficial, pero la AESIA puede pedir durante una inspección:
- Registro de quién fue formado, cuándo y sobre qué
- Contenido del programa de formación impartido
- Criterio de proporcionalidad aplicado (por qué esa duración para ese perfil)
- Inventario de sistemas de IA en uso en la empresa
Punto clave
Un plan de formación documentado con asistencias, breve descripción de contenidos y fecha de impartición es el punto de partida mínimo. No necesitas contratar a un despacho jurídico para empezar: necesitas actuar.
Las fechas clave: qué entra en vigor cuándo y qué implica para tu empresa
| Fecha | Qué ocurre | Impacto para una PYME |
|---|---|---|
| 1 agosto 2024 | AI Act entra en vigor | Comienza el reloj regulatorio |
| 2 febrero 2025 ✓ | Art. 5 (prácticas prohibidas) + Art. 4 (alfabetización IA) | Obligación de formación ya exigible |
| 2 agosto 2025 ✓ | Obligaciones para modelos de propósito general (GPT-4, Claude, Gemini…) | Los proveedores de IA ya deben cumplir — afecta a cómo los usas |
| 2 agosto 2026 | Aplicación plena. AESIA inspecciona y sanciona. Sistemas de alto riesgo (Anexo III) | Fecha crítica: debes tener todo documentado antes de este día |
| 2 agosto 2027 | Extensión para IA de alto riesgo integrada en productos regulados (marcado CE) | Fabricantes e integradores en sectores específicos |
Actualización importante — Digital Omnibus
En marzo de 2026, el Parlamento Europeo aprobó el Digital Omnibus, que propone aplazar las obligaciones de sistemas de alto riesgo del Anexo III al 2 de diciembre de 2027. Sin embargo: (1) el Artículo 4 sobre alfabetización NO está incluido en ese aplazamiento, (2) mientras no se adopte formalmente, agosto de 2026 es el plazo legalmente vinculante para sistemas de alto riesgo. No uses el Digital Omnibus como excusa para no actuar.
Inventario: qué sistemas de IA usa tu empresa sin saberlo
Este es el paso que más sorprende a los empresarios cuando lo hacen por primera vez. En la mayoría de auditorías, se detectan entre 5 y 15 sistemas de IA en una PYME estándar, muchos instalados por empleados de forma autónoma, sin conocimiento de dirección.
Herramientas comunes que son sistemas de IA bajo el AI Act
- Asistentes de productividad: Microsoft Copilot, ChatGPT (versión de pago o integrada), Google Gemini en Workspace
- Software de RRHH: sistemas ATS que preseleccionan candidatos, herramientas de evaluación de rendimiento con algoritmos
- CRM con scoring: HubSpot, Salesforce u otros con lead scoring automático o predicciones de comportamiento
- Automatizaciones: Make, Zapier, n8n cuando incorporan modelos de IA en sus flujos
- Herramientas de marketing: generadores de copy con IA, plataformas publicitarias con optimización automática
- Comunicación interna: Slack con funciones de resumen, Notion AI, Notion Calendar con priorización automática
- Atención al cliente: chatbots, sistemas de ticketing con clasificación automática
Ejercicio práctico
Abre el listado de herramientas de tu empresa. Por cada una, pregunta: ¿esta herramienta toma alguna decisión, genera contenido, clasifica información o evalúa personas de forma automatizada? Si la respuesta es sí, está bajo el AI Act. Eso es tu inventario.
El inventario no es solo burocracia. Es el paso que te permite saber qué nivel de formación necesita cada perfil de tu equipo — y justificarlo si viene una inspección.
Qué multas arriesga una PYME que no cumpla: contexto real
Las cifras del AI Act suenan alarmantes: hasta 35 millones de euros o el 7% de la facturación global anual. Pero hay contexto importante que la mayoría de artículos omite.
La realidad para una PYME
Esas cifras máximas se aplican a infracciones graves: prácticas de IA prohibidas (manipulación, sistemas de puntuación social, vigilancia masiva) o incumplimientos de sistemas de alto riesgo que causan daño real.
Para el incumplimiento del Artículo 4 específicamente, el régimen sancionador es proporcional. El artículo 99 del AI Act obliga a las autoridades a aplicar los principios de proporcionalidad, disuasión y equidad. Las PYMEs tienen una previsión específica: el tramo bajo de las horquillas se aplicará teniendo en cuenta su viabilidad económica.
Esto no es una exención. Es un criterio de graduación.
El riesgo real que nadie menciona
El mayor riesgo para una PYME no es la multa directa del Artículo 4. Es llegar al 2 de agosto de 2026 sin la base de alfabetización cubierta y que una inspección por otro motivo (una reclamación de un empleado, una auditoría de un cliente grande, una integración con un sistema de alto riesgo) detecte la falta de evidencia de formación. Ese escenario multiplica la exposición.
Las multas del AI Act se acumulan con el RGPD
Un sistema de IA que usa datos personales sin las garantías adecuadas puede activar simultáneamente infracciones del AI Act y del RGPD. La AESIA supervisa el AI Act. La AEPD supervisa el RGPD. Son organismos distintos.
En ese escenario, no es una multa: son dos.
Plan de 3 pasos para cumplir en 30 días sin paralizar tu empresa
Esto es lo que realmente necesitas hacer. Sin burocracia innecesaria, sin sobredimensionar.
- Haz el inventario de IA (días 1–5) Lista todas las herramientas con IA que usa tu empresa. Para cada una: qué hace, quién la usa y qué decisiones toma o apoya. Clasifícalas por nivel de riesgo (la mayoría serán riesgo mínimo o limitado). Este inventario es la base documental que la AESIA puede pedir.
- Diseña el plan de formación por perfiles (días 6–10) Define qué necesita aprender cada perfil de empleado basándote en el inventario. Equipo general: fundamentos y uso responsable. RRHH: sesgos y gobernanza. Dirección: marco legal y toma de decisiones. Documenta el criterio de proporcionalidad. No tienes que hacerlo solo: Code Space hace este diagnóstico de forma gratuita.
- Implementa la formación y guarda la evidencia (días 11–30) Imparte la formación adaptada a cada perfil. Registra asistencias, contenidos y fechas. Guarda el material utilizado. Con ese registro tienes la evidencia mínima que el Artículo 4 exige. Si gestionas la formación a través de FUNDAE, el coste puede ser cero euros para tu empresa.
Lo que hace Code Space por ti
Diagnóstico de necesidades, diseño del programa proporcional a tu empresa, formación impartida por profesionales en activo, documentación completa del proceso y gestión de la bonificación FUNDAE. Todo en un único proveedor. Sin papeleo de tu parte.
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Por qué FUNDAE puede cubrir el coste de esta formación obligatoria
Aquí es donde la situación mejora considerablemente para la mayoría de PYMEs españolas.
Si tu empresa cotiza a la Seguridad Social en España, ya tienes un crédito anual para formación de empleados. Se llama FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo) y es dinero que tu empresa ya ha pagado como parte de sus cotizaciones sociales.
Qué significa esto en la práctica
- Una empresa de 50 empleados puede tener disponible entre 3.000 y 8.000 euros anuales en crédito FUNDAE (depende de la masa salarial)
- Los programas de alfabetización en IA son formación bonificable sin restricciones especiales
- Si el coste de la formación encaja en tu crédito disponible, el coste para la empresa es cero euros
- La formación que cumple el Artículo 4 del AI Act puede gestionarse completamente a través de FUNDAE
En términos prácticos, esto significa que la obligación legal que antes parecía un gasto, puede convertirse en formación estratégica sin desembolso directo.
Cómo funciona con Code Space
Somos entidad organizadora autorizada. Calculamos tu crédito FUNDAE disponible, diseñamos el programa que cubre el Artículo 4, gestionamos toda la comunicación con el sistema telemático, impartimos la formación y aplicamos la bonificación directamente en tu TC1.
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Preguntas frecuentes sobre el AI Act y la obligación de formación
¿El AI Act aplica a mi empresa si soy una PYME?
Sí. El AI Act no tiene umbral mínimo de tamaño. Aplica a cualquier empresa que use sistemas de IA, desde 3 empleados hasta grandes corporaciones. Lo que cambia es la proporcionalidad exigida, no la obligación en sí. Una PYME con uso básico de IA tiene obligaciones reales pero mucho menos exigentes que una empresa con sistemas de alto riesgo.
¿Desde cuándo es obligatoria la formación en IA según el AI Act?
La obligación de alfabetización en IA del Artículo 4 está vigente desde el 2 de febrero de 2025. No es una obligación futura: existe desde hace más de un año. Lo que comienza el 2 de agosto de 2026 es la capacidad de AESIA para inspeccionar formalmente y sancionar.
¿Mi empresa usa IA sin saberlo?
Casi con total seguridad, sí. ChatGPT, Microsoft Copilot, filtros de spam, herramientas de RRHH con preselección automática, CRM con scoring predictivo o correctores de texto avanzados son todos sistemas de IA bajo el paraguas del AI Act. Hacer el inventario es el primer paso y suele sorprender a los empresarios.
¿Cuántas horas de formación necesita cada empleado?
No hay un número mínimo legal. La Comisión Europea confirmó en noviembre de 2025 que el criterio es proporcional al riesgo. Para una PYME tipo: 3-5 horas para plantilla general, 12-20 horas para RRHH y compliance, 16-25 horas para equipos IT. Estos rangos no son oficiales: son la aplicación práctica del criterio de proporcionalidad.
¿Qué pasa si mi empresa no cumple el Artículo 4 del AI Act?
AESIA puede iniciar un expediente sancionador a partir del 2 de agosto de 2026. Las multas son proporcionales para PYMEs. El mayor riesgo práctico no es tanto la multa directa del Artículo 4 como la exposición ante inspecciones más amplias, en las que la ausencia de formación documentada agrava cualquier otro incumplimiento detectado.
¿Se puede bonificar la formación del AI Act con FUNDAE?
Sí. Los programas de alfabetización en IA son formación bonificable a través de FUNDAE. Si tu empresa cotiza a la Seguridad Social en España, ya tienes crédito disponible para cubrir total o parcialmente el coste. Code Space gestiona todo el proceso FUNDAE sin coste adicional para la empresa.
¿Qué evidencia debo guardar para demostrar que cumplí el Artículo 4?
No existe un formato oficial obligatorio. Lo que se exige es trazabilidad razonable: registro de quién fue formado, cuándo, sobre qué materia y con qué criterio de proporcionalidad. Un plan de formación documentado con asistencias y descripción del contenido es suficiente punto de partida para una PYME con uso básico de IA.
¿Qué es exactamente «alfabetización en IA» según el AI Act?
Según el Artículo 3.26 del Reglamento, son las habilidades, conocimientos y comprensión que permiten a proveedores y usuarios desplegar sistemas de IA de forma informada, siendo conscientes de sus oportunidades, riesgos, impactos y limitaciones. No implica saber programar ni entender los modelos técnicamente: implica usar la IA con criterio y conociendo sus límites.
¿El Digital Omnibus aplaza las obligaciones al 2027?
El Digital Omnibus, aprobado por el Parlamento Europeo en marzo de 2026, propone aplazar las obligaciones de sistemas de alto riesgo del Anexo III al 2 de diciembre de 2027. Sin embargo, el Artículo 4 sobre alfabetización no está incluido en ese aplazamiento. Además, hasta que el Consejo adopte formalmente el texto, agosto de 2026 sigue siendo el plazo vinculante para sistemas de alto riesgo.
¿Tengo que contratar a un abogado para cumplir el AI Act?
Para el cumplimiento del Artículo 4 (alfabetización IA) en una PYME con uso básico de IA, no necesitas asesoría jurídica especializada para empezar. Necesitas hacer el inventario, diseñar la formación proporcional, impartirla y documentarla. Para sistemas de alto riesgo o cumplimiento más complejo, la asesoría legal especializada tiene sentido.
Conclusión: la obligación existe, la solución también
En el contexto empresarial actual, el AI Act no es un problema futuro. La obligación de que tu equipo tenga un nivel suficiente de alfabetización en IA lleva vigente más de un año.
Lo que cambia en agosto de 2026 es que el regulador empieza a pedir evidencias.
Para la mayoría de las PYMEs españolas, cumplir el Artículo 4 no requiere grandes inversiones, ni paralizaciones del negocio, ni contratar un equipo legal. Requiere hacer las cosas en orden: inventario de sistemas, diagnóstico de necesidades, formación proporcional y documentación del proceso.
Y si tu empresa cotiza en España, ese proceso puede tener un coste de cero euros gestionado a través de FUNDAE.
El problema no es el coste ni la complejidad. El problema es no empezar.
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